Jaquelline Florêncio
Prestação de contas
UX
UI
UR
Sobre a Ativa
A Ativa é uma empresa brasileira com mais de 25 anos de atuação no setor jurídico, fundada em 2000 com o propósito de unir conhecimento jurídico e financeiro à inovação tecnológica. Especializada na recuperação e conciliação de depósitos judiciais, a empresa se consolidou como referência nacional ao oferecer soluções que aliam eficiência, agilidade e transparência.
Ao longo de sua trajetória, a Ativa construiu uma cultura baseada em autonomia, responsabilidade, visão estratégica e compromisso com resultados, buscando transformar desafios jurídicos e financeiros em soluções mais simples, eficientes e completas para seus clientes.
Contexto
O processo de Prestação de Contas era conduzido integralmente por e-mail, desde a abertura da solicitação até o envio de documentos, extratos e comprovantes para análise do cliente. A autorização ou contestação de cada caso dependia do retorno por e-mail, gerando um fluxo descentralizado, com acompanhamento manual e alta dependência da equipe financeira. Em determinados casos, o retorno ultrapassava 30 dias, impactando o tempo de resolução das contestações, a eficiência operacional e a previsibilidade do processo para o cliente.
Objetivo
O projeto teve como objetivo otimizar o fluxo de Prestação de Contas, reduzindo o tempo entre a geração da nota fiscal e a quitação, além de tornar mais claras e acessíveis as informações financeiras para o cliente. Buscou-se também facilitar o acesso aos dados e documentos, reduzir a dependência e volume das trocas de e-mails e estruturar de forma mais eficiente as informações relacionadas aos valores contestados, proporcionando maior controle, agilidade e previsibilidade ao processo.
Pesquisa
No início do Discovery, o cenário ainda apresentava muitas lacunas. As informações disponíveis eram provenientes principalmente dos relatos e necessidades levantados internamente pela equipe financeira, sem uma interface ou experiência concreta existente que permitisse visualizar como a jornada acontecia sob a perspectiva do cliente.
Principais questões:
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Quem terá acesso e quais serão os perfis de usuário?
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Quais informações e ações serão necessárias?
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Quais dados estarão sujeitos à LGPD?
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Usuários com acesso a outros conteúdos poderão acessar a Prestação de Contas?
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Será necessário definir diferentes níveis de acesso e permissões?
Entendimento do fluxo interno
Como primeiro passo da pesquisa, foi realizada uma entrevista com a pessoa responsável pelo processo de Prestação de Contas e pelo relacionamento com os clientes. O objetivo foi compreender o fluxo atual em profundidade, validar algumas hipóteses levantadas e identificar novos pontos de atenção e insumos para estruturar a etapa seguinte: a entrevista qualitativa com clientes.
Pesquisa qualitativa
Para compreender as necessidades e expectativas dos clientes em relação ao processo de Prestação de Contas, foram selecionados 6 clientes ativos, contemplando profissionais de diferentes áreas. As entrevistas, realizadas individualmente e com duração média de 45 minutos, buscaram entender como as demandas eram conduzidas por e-mail, as principais dificuldades encontradas e identificar quais informações e funcionalidades seriam relevantes em uma futura solução.
Benchmark
Para compreender as necessidades e expectativas dos clientes em relação ao processo de Prestação de Contas, foram selecionados 6 clientes ativos, contemplando profissionais de diferentes áreas. As entrevistas, realizadas individualmente e com duração média de 45 minutos, buscaram entender como as demandas eram conduzidas por e-mail, as principais dificuldades encontradas e identificar quais informações e funcionalidades seriam relevantes em uma futura solução.
